IT-Projektmanagement – Ausschreibungen zielführend bearbeiten

2020-08-30 von admin

Ausschreibungen kommen im IT-Umfeld recht häufig vor. Wenn man den Zuschlag erhält, ist es meist ein Grund zur Freude. Davor steht allerdings eine Menge Arbeit. Mit den hier dargestellten Tipps wird die Arbeit zwar nicht weniger, aber einige klassische Fehler können damit vermieden werden.

Typische Probleme bei falscher Herangehensweise:

  • Chaos/Überforderung, wo fange ich an?
  • Mitgelieferte Inhalte (Mitgeltende Unterlagen) fehlen
  • Gefahr, das Inhalte vergessen werden und im Angebot fehlen
  • Angebotserstellung mit Zeitdruck
  • Wenn mehrere Kollegen/innen daran arbeiten, läuft man Gefahr, Doppelarbeiten durchzuführen, die nicht notwendig sind
  • Fehler in der Kalkulation
  • Fehler in den Angebotsunterlagen

 

Die hier abgebildeten Themen, Aufgaben und Fragestellungen werden unter der Bezeichnung: MW-PM-TENDERS:2020 zusammengefasst.

Nummer Thema Aufgaben
MW-PW-T-1 Ansprechpartner
  • Klärung der relevanten Ansprechpartner
  • Klärung der Rollen (Stakeholder, IT-Architekt, Projektleiter, Entwickler, Support, DevOps, …)
  • Klärung der Verfügbarkeit der Ansprechpartner
  • Dokumentation der Kontaktdaten, Rollen, Verfügbarkeiten
MW-PW-T-2 Terminierung
  • Wann ist der Abgabetermin?
  • Sicherheitspuffer für die Abgabe definieren
  • Übersicht über die Zeitplanung für die Angebotserstellung vornehmen
MW-PW-T-3 Format
  • Welches Format ist für die Abgabe einzuhalten?
  • Wo und wie ist das Angebot abzugeben?
MW-PW-T-4 Team
  • Das richtige Team für die Bearbeitung bilden (Know-how, Motivation)
MW-PW-T-5 Fachlichkeit
  • Ganzheitliches Bild der Aufgabenstellung erstellen
  • Bei neuen oder unbekannten Themen eine Annäherung, Recherche, Analyse durchführen
  • Aufteilung zwischen fachlichen und juristischen Themen vornehmen
  • Abgrenzungen verfassen
  • Fragenkatalog für Rückfragen erstellen
MW-PW-T-6 Vollständigkeit
  • Sind die Ausschreibungsunterlagen vollständig?
  • Verlinkte Dokumente beziehen
  • Fehlende Dokumente nachfragen/anfordern
  • Begleitende Dokumente beziehen
MW-PW-T-7 Risikoabschätzung
  • Risiken (Ressourcen, Know-how, Zeitplan) transparent darstellen
  • Entscheidungsfindung, ob Angebot abgegeben wird oder nicht
  • Vertragsstrafen (Pönale) gesondert bewerten
MW-PW-T-8 Angebot
  • Nicht nur textuelle Beschreibungen, Bilder sagen mehr als tausend  Worte.

 

Die hier dargestellten Informationen sind ein Auszug aus dem Mario Wolf project management framework (MW-PM-FRAMEWORK).

 

Quellen

Grafik: pixabay.com/de/photos/business-tafel-schule-unterricht-2434000/

Kategorie: Management